DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL
? Programar, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades que tienen relación con su Departamento.
? Recibir documentadamente todos los bienes, suministros, insumos, materiales, etc., que fueren adquiridos, transferidos, donados o en préstamo, comprobando el estricto cumplimiento de cantidades y especificaciones respectivas, que se lo hará mediante la emisión de ?Comprobantes de Ingreso a Bodega?, que se constituye en el documento base, junto con la Factura comercial y otros del caso, para tramitar el pago pertinente.
? Entregar documentadamente todos los bienes suministros, insumos, materiales, etc., detallando cantidades y especificaciones respectivas, que se lo hará mediante la emisión de ?Comprobantes de Egreso a Bodega?, una de cuyas copias se remitirá al Departamento de Contabilidad y Presupuesto, para el registro contable pertinente.
? Identificar, ordenar, almacenar y custodiar los bienes, equipo caminero, herramientas, accesorios, suministros, materiales y otros, ingresados a bodega.
? Realizar la entrega-recepción de los bienes, insumos, suministros, combustible, herramientas y accesorios, repuestos, etc., existentes en bodega, en base a la solicitud de las unidades administrativas, y mantener registros por unidades administrativas y personas responsables de su uso y conservación.
? Efectuar periódica o rotativamente constataciones físicas de inventarios y activos fijos al menos una vez al año, y cuando cambie el custodio general o el responsable del control en cada unidad administrativa, a fin de determinar oportunamente las novedades con respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, especificando sus causas y presentando las recomendaciones que se estimen pertinentes, dejando constancia escrita en una acta de las personas que intervienen en la diligencia.
? Mantener existencias suficientes de materiales, suministros y útiles de oficinas, así como repuestos para el mantenimiento de equipo caminero y vehículos y llevar el registro de su uso.
? Tramitar ante la Dirección Financiera las bajas de bienes y otros que se encuentren destruidos, inservibles o que haya dejado de usarse y se hallen bajo su responsabilidad., quien a su vez la tramitará a la máxima autoridad.
? Presentar a la Dirección Financiera informes mensuales de novedades encontradas en el manejo y control de inventarios y activos fijos.
? Mantener codificados todos los activos fijos de la institución, y actualizada el acta general de bienes con el estado actual, ubicación, usuario directo, costo histórico, especificaciones, etc.
? Elaborar reporte actualizado e inventario al final del año financiero, de las existencias de suministros, materiales y activos fijos y remitirlos oportunamente al Departamento de Contabilidad y Presupuesto para los fines contables y conciliación pertinente.
? Realizar la entrega de los bienes con oportunidad y diligencia mediante traspasos de activos fijos o actas de entrega-recepción debidamente legalizadas, con las firmas del Jefe inmediato superior y del custodio final.
? Velar porque el servidor inmediatamente responsable de la custodia y uso de un bien que haya desaparecido por hurto, robo o por cualquier hecho análogo, comunique a la Dirección Financiera para que a su vez coordine con la Dirección de Procuraduría Sindica la vigilancia y seguimiento de la tramitación de la respectiva causa penal, de cuya novedad deberá comunicar al Departamento de Contabilidad y Presupuesto para el registro de la cuenta por cobrar al funcionario, empleado o trabajador hasta que se notifique finalmente la conclusión de dicho proceso.
? Mantener actualizado el catastro de terrenos y edificios de propiedad del Consejo Provincial. Se mantendrán fichas individuales de la propiedad en las que conste: Planos, áreas y avalúos.
? Responsabilizarse de la custodia y buena conservación de los bienes muebles, inmuebles, equipo caminero, suministros y materiales a su cargo.
? Llevar el control de ingresos y egresos de inventarios bajo el sistema de tarjetas y en cantidades.
? Mantener un archivo debidamente organizado de los comprobantes de ingresos y egresos de materiales, de bienes, que faciliten revisiones posteriores.
? Elaborar los reportes de consumo de combustible y lubricantes por vehículo y maquinaria, y tramitarla para fines de pago, y mantendrá el control de combustibles y lubricantes en tarjetas individuales por vehículo y maquinaria, que permita el análisis posterior de su consumo.
? Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes.
? Las demás funciones que le fueren asignadas por la Dirección Financiera con sujeción a la Ley y Reglamentos.
